Birçok küçük işletme, acil bir değer üretmeyen bir iş gibi hissettirdiği için dokümantasyondan kaçınır. Her şey sorunsuz çalıştığı sürece; ağ ayarlarını, şifreleri, sistem yapılandırmalarını veya kurtarma prosedürlerini yazmak gereksiz görünebilir.
Ancak bir şeyler ters gittiği anda bu algı değişir.
Kritik bir çalışan müsait olmadığında, bir sunucu çöktüğünde veya ekipmanın değiştirilmesi gerektiğinde, belgelenmemiş bilgi hızla işletmedeki en pahalı sorun haline gelir. Dakikalar içinde yazılabilecek bilgileri yeniden keşfetmek için saatler harcanır.
İyi bir dokümantasyon, her teknik detayı açıklamakla ilgili değildir. Başka bir yetkin kişinin sistemi anlayabilmesini, kurtarabilmesini ve tahminlere dayanmadan işletmeyi çalıştırmaya devam edebilmesini sağlamakla ilgilidir. En iyi dokümantasyon kısa, doğru ve düzenli olarak güncellenen dokümantasyondur.
Dokümantasyon ayrıca işletmeyi gereksiz bağımlılıklardan korur. Hiçbir tedarikçi, danışman veya çalışan, kritik sistemlerin nasıl çalıştığını anlayan tek kişi olmamalıdır. Belirli bir birey olmadan faaliyet gösteremeyen bir işletme, altyapısına sahip değildir. Sadece ona erişim hakkını ödünç almıştır.
Dokümantasyona sıradan günlerde nadiren ihtiyaç duyulur. O, her şeyin ters gittiği gün için yazılır. Acil durum kurtarmasının ötesinde, açık bir dış dokümantasyon yayınlamak, destek taleplerini azaltan ve pazar güveni oluşturan proaktif bir müşteri hizmeti işlevi görür.
İşte bu yüzden dokümantasyon bürokrasi değildir. O bir sigortadır.
Anatolia Solutions Ekibi tarafından hazırlanmıştır